Salut! Moi c’est Alexandre, maker freelance et expert Airtable, Make et Pipedrive. Je mets en place pas mal d’automatisation make.com pour moi ou mes clients. Je documente ces automatisations et je me dis que cela peut être utile à d’autres. Si cela t’es utile, n’hésites pas à m’envoyer un petit message sur LinkedIn, cela fait toujours plaisir.
L’objectif est de compter le temps passer sur chaque projet/client le plus simplement possible depuis ton agenda G Calendar à la maille hebdomadaire. Cette automatisation peut aussi se faire depuis un autre calendrier type Outlook et/ou à une autre fréquence.
On va reconnaître les périodes de travail sur un projet donné avec des tags écrit dans les titre d’événement de l’agenda. Les tags peuvent être GOOG, JEAN ou MML comme dans l’exemple ci-dessous.
Dans le cas que l’on va mettre en place, on aura une alerte sur le téléphone qui va résumer le temps de travail sur les projets de la semaine. On peut également imaginer envoyer cette information vers G Sheets ou un autre outil.
Tout d’abord, il vous faut un compte Make. Si tu n’en as pas, tu peux en créer avec mon lien ici 👇
Tout d’abord, on va mettre en place l’automatisation. Voilà la vidéo qui explique le processus pas à pas qui est juste en dessous.
https://www.loom.com/share/a6ea04dae917436aae483e098babd028
Créer le datastore avec le nom des projets/clients que tu veux compter. Le mieux est d’utiliser un tag tel que GOOG. C’est ce même tag que tu vas mettre dans le titre de tes événements.
Voilà le blueprint à télécharger et à importer dans Make.
Tu peux maintenant nommer l’automatisation. Je te conseille le titre : Recherche 7 derniers jours G Calendar → Écriture temps travaillé Datastore → Notification
Ensuite, il faut connecter tous les modules.
Ensuite, il faut renommer le nom des projets dans le filtre du haut.
On va “run once” le get a record en haut et en bas.
On peut maintenant modifier le update a record avec la formule suivant qui doit être adapté en remplaçant les 3 champs TEST: {{if(contains(1.summary; "TEST"); sum(2.TEST; if(formatDate(1.end; "hh") - formatDate(1.start; "hh") < 0; formatDate(1.end; "hh") - formatDate(1.start; "hh") + 12; formatDate(1.end; "hh") - formatDate(1.start; "hh")) * 60; formatDate(1.end; "mm") - formatDate(1.start; "mm")); 2.TEST)}}
On peut maintenant écrire la notification en copiant la formule suivant pour chaque projet/client. Il faut bien modifier les 4 champs TEST : {{if(5.TEST > 0; "TEST : " + toString(floor(5.TEST / 60)) + "h " + toString(5.TEST % 60) + "min" + newline; )}}